CodeFlanders.

Wat we voor je kunnen bouwen.

Je aanbod online verkopen, documenten automatisch sorteren of werkbonnen invullen op je telefoon. Hieronder zie je hoe we zulke vragen kunnen vertalen naar een website of bruikbare software.

Deze voorbeelden tonen mogelijke toepassingen. Het zijn geen gepubliceerde klantcases.

Aanvragen & CRM

Van mailbox naar opvolging.

De situatie

Aanvragen komen binnen via e-mail. Een medewerker zoekt contactgegevens, maakt een record aan in het CRM en wijst de aanvraag toe. Ondertussen blijft onduidelijk welke berichten al verwerkt zijn.

De mogelijke oplossing

Een workflow haalt relevante velden uit een bericht en zet een concept klaar. Een medewerker controleert de gegevens voordat ze naar het CRM gaan. Onvolledige aanvragen komen in een aparte wachtrij.

In het dagelijkse werk

Je team hoeft de gegevens niet telkens over te typen en krijgt een duidelijk overzicht van wat nog aandacht nodig heeft. De controle blijft bij de medewerker.

Een aanvraag gaat pas na controle naar je CRM.

  1. E-mail ontvangen

    Een aanvraag komt binnen in de mailbox van je team.

  2. Concept klaarzetten

    De workflow haalt relevante velden uit het bericht en bereidt een concept voor.

  3. Menselijke controle

    Een medewerker controleert de gegevens en houdt onvolledige aanvragen apart.

  4. Naar het CRM

    De gecontroleerde aanvraag gaat naar het CRM voor verdere opvolging.

Data & inzicht

Losse gegevens. Eén bruikbaar beeld.

De situatie

Planning, aanvragen en operationele cijfers staan in verschillende tools. Voor elk overleg worden exports samengevoegd, zonder dat altijd duidelijk is hoe recent ze zijn.

De mogelijke oplossing

We brengen geschikte bronnen samen in een dashboard met afgesproken definities. Het overzicht toont wanneer gegevens zijn bijgewerkt en maakt ontbrekende informatie herkenbaar.

In het dagelijkse werk

Het gesprek kan beginnen bij de inhoud van het overzicht. Je ziet de samenhang tussen gegevens en hoeft dezelfde rapportering niet steeds van nul op te bouwen.

Van verspreide gegevens naar een gedeeld overzicht.

  1. Bronnen verbinden

    We brengen geschikte gegevens uit je bestaande tools samen.

  2. Gegevens afstemmen

    We spreken af wat de cijfers betekenen en hoe we ze combineren.

  3. Dashboard opbouwen

    Het overzicht toont de gegevens, hun actualiteit en eventuele ontbrekende informatie.

  4. Samen beoordelen

    Je team gebruikt het gedeelde overzicht om de informatie te bespreken.

Bedrijfswebsite & webshop

Je aanbod bekijken, aanvragen of bestellen.

De situatie

Nieuwe bezoekers vinden online weinig uitleg over je diensten of producten. Ze moeten eerst mailen om te weten wat je aanbiedt, welke uitvoering past of hoe ze iets kunnen aanvragen of bestellen.

De mogelijke oplossing

Een publieke bedrijfswebsite brengt je aanbod samen op duidelijke diensten- en productpagina’s, met uitleg, foto’s en relevante specificaties. Afhankelijk van je aanbod voorzien we een aanvraagformulier, productcatalogus of webshop. Voor online verkoop spreken we het bestelproces, de leveringsopties en de koppeling met een betaalprovider af.

In het dagelijkse werk

Bezoekers kunnen je aanbod zelfstandig verkennen en zien welke volgende stap mogelijk is. Een aanvraag of bestelling komt met de nodige gegevens bij je team terecht. We voorzien ook een passende manier om pagina’s, producten en prijzen bij te werken.

Van een eerste bezoek naar een concrete aanvraag of bestelling.

  1. Aanbod ontdekken

    Een bezoeker bekijkt de publiek toegankelijke diensten of producten van je bedrijf.

  2. Details bekijken

    De pagina legt uit wat je aanbiedt, met relevante opties, specificaties en praktische informatie.

  3. Aanvragen of bestellen

    De bezoeker vult een aanvraag in of doorloopt het afgesproken bestel- en betaalproces.

  4. Ontvangen en opvolgen

    Je team ontvangt de gegevens van de aanvraag of bestelling voor verdere behandeling.

Klantenportaal

Een vaste plek voor je klanten.

De situatie

Klanten mailen aanvragen en documenten door. Je team beantwoordt regelmatig dezelfde vragen over de status en zoekt bestanden terug in lange conversaties.

De mogelijke oplossing

Een klantenportaal bundelt aanvragen, documenten en opvolging. We spreken af wie welke informatie mag zien, hoe klanten toegang krijgen en welke updates zichtbaar worden.

In het dagelijkse werk

Klanten en medewerkers werken met dezelfde afgesproken informatie. Documenten en de stand van zaken zijn terug te vinden zonder telkens een nieuwe e-mailwisseling te starten.

Aanvragen en opvolging op één plek.

  1. Klant meldt zich aan

    De klant krijgt toegang tot de informatie die voor hem of haar bedoeld is.

  2. Aanvraag indienen

    De klant dient een aanvraag en bijbehorende documenten in via het portaal.

  3. Team volgt op

    Je team vindt de aanvraag en documenten samen terug en houdt de voortgang bij.

  4. Status raadplegen

    De klant bekijkt de updates die je team beschikbaar maakt.

Documenten sorteren

Bestanden herkennen, benoemen en sorteren.

De situatie

Bestanden komen binnen als e-mailbijlage, scan of upload, vaak met namen zoals scan.pdf. Iemand moet elk bestand openen, het documenttype bepalen en uitzoeken bij welke klant of welk dossier het hoort.

De mogelijke oplossing

Een workflow herkent het type en zoekt kenmerken zoals klant, dossier en datum. Vaste regels bepalen de bestandsnaam en bestemming; waar dat nuttig is, helpt AI bij het herkennen. We spreken af wat automatisch mag en wat controle nodig heeft. Ontbrekende of tegenstrijdige gegevens komen bij een medewerker terecht.

In het dagelijkse werk

Herkenbare bestanden krijgen volgens de gemaakte afspraken een naam en plek. Je team behandelt de uitzonderingen en kan het origineel en de gekozen indeling terugvinden. Zo begin je bij wat aandacht vraagt, in plaats van elk bestand handmatig te openen en te verplaatsen.

Van binnenkomend bestand naar het juiste dossier.

  1. Bestand ontvangen

    De workflow haalt een bijlage, scan of upload op uit een afgesproken bron.

  2. Inhoud herkennen

    Het documenttype en kenmerken zoals klant en dossier worden bepaald.

  3. Twijfelgevallen bekijken

    Een medewerker controleert onzekere indelingen en vult ontbrekende gegevens aan.

  4. Benoemen en sorteren

    Het bestand krijgt de afgesproken naam en bestemming, met behoud van het origineel.

Facturen & leveringsbonnen

Van gescande factuur naar controleerbare gegevens.

De situatie

Facturen en leveringsbonnen komen als scan of foto binnen. Een medewerker neemt nummers, datums, aantallen en bedragen over. Bij een onduidelijke scan of een afwijkend document kost het extra werk om de juiste velden terug te vinden.

De mogelijke oplossing

OCR zet de scan om in tekst. Daaruit stellen we velden voor, zoals leverancier, documentnummer, datum en regels. We kunnen ontbrekende velden, mogelijke duplicaten of afwijkende totalen markeren. OCR en eventuele AI kunnen fouten maken, dus de medewerker ziet de scan naast het voorstel en bevestigt de gegevens vóór verdere verwerking.

In het dagelijkse werk

Je team kan gegevens controleren en corrigeren op één scherm. Goedgekeurde velden staan klaar voor een export of een beschikbare koppeling met je boekhouding of administratie. Onleesbare documenten blijven herkenbaar als iets dat nog nagekeken moet worden.

De scan blijft naast de uitgelezen gegevens zichtbaar.

  1. Scan aanleveren

    Een foto of gescand document komt in het verwerkingsoverzicht terecht.

  2. Velden voorstellen

    OCR leest tekst uit en zet herkenbare gegevens klaar in afgesproken velden.

  3. Controleren en bevestigen

    Een medewerker vergelijkt het voorstel met de scan en beoordeelt gemarkeerde afwijkingen.

  4. Gegevens doorzetten

    Bevestigde velden gaan naar een export of naar een systeem met een geschikte koppeling.

Werkbonnen & planning

Werkbonnen invullen waar het werk gebeurt.

De situatie

De planning staat op kantoor, terwijl medewerkers onderweg werken met geprinte bonnen en berichten op hun telefoon. Na een bezoek moeten gewerkte uren, materialen en opmerkingen nog worden doorgegeven en opnieuw ingevoerd.

De mogelijke oplossing

Een gedeelde planning koppelt opdrachten aan medewerkers en afspraken. Op hun telefoon zien medewerkers de klantgegevens en werkinstructies en vullen ze de werkbon in. Denk aan uitgevoerde taken, uren, gebruikte materialen en foto’s. Het kantoor kan zien welke opdrachten nog openstaan en welke informatie is aangevuld.

In het dagelijkse werk

De planning en de gegevens van een bezoek zijn bij dezelfde opdracht terug te vinden. Een medewerker hoeft minder achteraf uit het geheugen door te geven. Het kantoor kan de ingevulde werkbon gebruiken voor opvolging en het voorbereiden van de administratie.

De werkbon gaat mee van planning tot opvolging.

  1. Opdracht inplannen

    De planner wijst een opdracht toe met de afspraak en de nodige werkinstructies.

  2. Werkbon openen

    De medewerker raadpleegt de opdracht en klantinformatie op een telefoon.

  3. Uitvoering vastleggen

    Uren, materialen, foto’s en opmerkingen worden bij de werkbon ingevuld.

  4. Opvolgen op kantoor

    Het kantoor bekijkt de voortgang en gebruikt de ingevulde gegevens voor het vervolg.

Voorraad & bestellen

Gericht bijbestellen wanneer de voorraad daalt.

De situatie

Je merkt pas dat een artikel bijna op is wanneer iemand het nodig heeft. Voorraadstanden worden in een spreadsheet bijgehouden en het is niet altijd duidelijk wat al besteld of voor een opdracht gereserveerd is.

De mogelijke oplossing

We kunnen voorraadgegevens vergelijken met een minimum per artikel en een bestelvoorstel klaarzetten. De berekening houdt rekening met geregistreerde voorraad, reservaties en open bestellingen voor zover die gegevens beschikbaar zijn. Een medewerker past aantallen aan en keurt het voorstel goed voordat een bestelling wordt voorbereid of doorgestuurd.

In het dagelijkse werk

Je krijgt een overzicht van artikelen die aandacht vragen en de gegevens waarop het voorstel is gebaseerd. De beslissing om te bestellen blijft bij je team. Een melding is zo bruikbaar als de geregistreerde voorraad, dus ontbrekende of verouderde gegevens moeten ook zichtbaar zijn.

Een medewerker beslist welke aanvulling besteld wordt.

  1. Voorraad bijwerken

    Beschikbare voorraadbewegingen, reservaties en open bestellingen worden samengebracht.

  2. Voorstel klaarzetten

    Artikelen onder de afgesproken minimumvoorraad komen in een bestelvoorstel.

  3. Voorstel goedkeuren

    Een medewerker controleert de behoefte en bevestigt de te bestellen aantallen.

  4. Bestelling opvolgen

    De goedgekeurde bestelling en latere ontvangst worden in het overzicht bijgehouden.

Waar loopt je team
vandaag op vast?

Vertel ons wat je wil verbeteren. We bekijken samen wat eenvoudiger kan. Een eerste online gesprek is gratis.

Bespreek je project